一、简述项目文档管理的概念
项目文档管理是指在进行项目的运作中，把上交的与项目相关的文件资料进行收集归纳并控制应用。其过程为：
（1）必须建立好保存全部项目文档的文档管理服务 器。
（2）保存的项目文档必须包括整个项目运作过程中的所有周期性文件，管理内容大致为：文档版本控制、文档质量管理以及项目系统管理等等。若在项目文档管理过程中，只对项目文档进行及时保存，而没有好好管理文档，便会令项目经理及项目成员很难找到自己所需要的文档，不能及时得到项目的重要文档信息，便不能从项目文档方面去很好地掌握该项目工作的运行进度。所以项目文档管理工作对于一个项目的顺利开展是非常重要的，不容忽视。

二、项目文档的管理内容
1、文档的分类、索引的管理
为了能够迅速地在众多的文档中找到自己所需要的文档，就必须成立一套完整有效的文档目录管理系统，具体分为文档的分类管理和文档的索引管理两方面。
项目文档管理的分类可分为：管理类文档、技术类文档、参考类文档等等。进行项目文档管理时，必须把各种不同的文档建立不同的分类，例如文件夹方式的管理，
用不同的文件夹来命名，进行不同类型的文件安排和权限的管理。
另外在文档使用过程中，通常会发现很多相似的文档，为了方便查阅，还必须把文档建立一套索引机制。通过采用索引的方法，把有些相对重要的内容放在一个比较明显的位置，便能够快速找到。文档管理中还必须注意对文档的权限进行管理，尤其是对有些重要的存档文档，为了避免在不注意时删除掉，更有必要设置文档权限。
2、项目文档的命名
文档的命名，必须让文档的名称能够很容易理解认知。在使用文档时，可以制定一些规定，例如在文档的某些位置放置文档的类型或日期等。 另外对于不同版本的文档，在进行管理时可在文件名称中标明版本号，对于某些最终稿等也可以加一些特别的标注，这样可以更加明了文档的重要性。
3、文档模板的管理
对于文档模板的管理，有些必须对格式进行要求，必须加入一些文档的基本内容到文档模板中，以便能够更好体现文档所需要的内容，比如：设置文档的页眉页脚格式、文档的目录样式以及文档的字体等等。文档在建立时，必须注意文档的分类，不同的分类有不同的文档模板，以便操作者能够更好地明白在建立不同文档时所需要采用哪种类型的模板。另外如果文档模板发生变更，必须及时知会使用者，必须做好文档模版管理。
4、文档的审核
文档的审核包括内部审核和外部审核两方面。在项目工作中，有许多的文档都是具有指导性的，存在一定的权威性和严肃性，所以必须对文档进行审核。
在文档的建立时、文档发生变更时以及文档的适用范围发生变化时都必须对文档进行审核。通过审核文档，能够检查出这些文档有没有不正确的事项或其它方面的错误。另外，通过对文档的审核也能够对各个岗位的职责更加明了。

三、项目文档管理流程
项目文档管理者必须要熟悉信函、传真、管理文件、工程技术文件、竣工验收文件等等各种项目文档的编制、编号等的管理要求，为文档管理的实行作好铺垫。
提交上来的所有文件都必须记录、编制，若电子版文件必须在电脑上设置专项的文件格式进行保存，纸质版的文件必须要装订成册编排，确保每个文件夹都有明确的标识和目录。项目文档管理者必须运用文档管理系统软件进行项目文档的存档、分发等，必须确保文档的系统性、完整性和真实性。项目文档管理者必须负责项目各部门之间上交文件的记载、整理、分发及确认接收，并进行检查，包括版本号的正确性、文档编码的规范性和各级的签名是否齐全。同时对上交的纸质版文件进行扫描，上传至项目的电子文件库。在项目进行中，项目文档管理者必须运用计算机的文档管理软件建立文档状态信息数据库，有效应用计算机进行文档辅助管理，并且对项目文档的电子版、纸质版进行出版、存档等等。

四、项目文档管理的重要性
在项目工作中，文档已成为交流的主要依据，而文档管理则成为项目管理控制中的主要组成部分，其具有严肃性、灵活性，必须更好地方便使用者，以提高工作效率。因而文档的管理工作是一项非常重要的工作，许多的企业都成立了专门的档案管理部门，对文档进行统一归类管理。项目文档管理的作用主要如下：
1、项目文档的管理可以方便项目管理者掌握项目的进展情况，了解当前项目所出现的问题以及预期工作的目标。
2、在项目中有些大的项目会分成若干个小项目，分工给不同的项目小组。而文档管理是不同项目小组进行交流的重要依据和项目工作运行的主要凭证。
3、项目文档管理工作可为项目提供完整的文档，以确保项目开展的质量。
4、项目文档的存档可为下一次新项目的开展提供参考价值。
目前有些大型的设计项目，企业主为了更好地提高项目管理质量，与一些大的工程公司组成了一个统一的管理队伍。项目文档管理者在项目经理的带领下专门负责项目文件的管理工作，有效管理文件的输入与输出。在其上交所有完整文件给项目管理组的时候，同时必须附带所有与文件相关的交接记录。项目文档的管理应严格按照企业管理队伍规定的文件管理制度进行传送，运用文件传递和附件目录的形式，同时必须把编码按规定都标识好。项目管理者负责检查收到的所有文件，检查文件所有签署的齐全与否，检查完后送至项目经理审批，再及时发送给各个文件接收人。
通过经历了一些项目的具体实践，对文档管理工作有了更深层次的了解，在文档管理方面产生了以下见解：
1、现阶段大型企业都对项目文档管理这项工作越来越给予重视，曾经每个项目的文档管理内容都由项目组自己制定，如今很多的企业都成立了专门的文档管理编制部门，统一规范了这项工作。可是目前很多大型企业还缺乏文档管理的系统性文件，对文档管理方面的要求也不严格。随着国际性市场的接轨，国外项目的不断增多，在文档管理方面的要求也会越来越严格，所以，必须尽快地制定出一套有效的文档管理系统。
2、文档管理必须拥有一套完善的软件控制系统。由于所有的项目工作都是不同类型和不同难度的，所以企业必须建立一套完整的有利于文件记录、索引并与电子文档相关链的软件管理系统。
3、项目文档管理工作没有规范的模版体系。在项目开展工作中，很多企业会发现提交上来的文档排版格式都不相同。因此，在项目文档设计中，必须制好一套相应的文档模板，所有的文档模版都必须与企业的管理层进行共同商讨后确定一致，还要通过企业的相关部门检查方可使用。因此国内的大型企业非常有必要提出一套完 善统一的文档模版体系，如此一来在开展项目工作时设计师就可以好好根据模板来制作文档了。

五、结语
对文档进行控制和管理已成为项目管理的主要工作，文档控制水平也渐渐成为项目管理水平的主要标志。文档管理工作是一项非常繁琐的工作，通过对文档的分析使用和系统管理可以及时得到有利的信息。目前国内有许多大型企业的文档管理工作还不够到位，与国际性的大企业相比还有较大距离，尤其与国外的项目合作时，文档管理工作中的问题就会显现出来。因此在项目文档管理工作中，只有不断找出自身的问题并积极改进与解决问题，总结经验并提高文档管理水平，才能令项目管理
工作的开展顺利进行，使其更加规范，为实现项目的经济效益提供更好的保障。